في العديد من المؤسسات، لا تزال تسوية الحساب تعتمد على جداول البيانات والتقارير المصدرة وموافقات البريد الإلكتروني ومطابقة المعاملات اليدوية.
ولكن مع نمو العمليات المالية عبر الكيانات وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والحسابات المصرفية وأنظمة الدفع ودفاتر الأستاذ الفرعية، يصبح من الصعب توسيع نطاق التسوية اليدوية. تقضي الفرق وقتًا أطول في جمع البيانات ومطابقة السجلات والتحقق من الفروق ومتابعة الاستثناءات بدلاً من تحليل ما تعنيه الأرقام.
وهذا هو المكان الذي تصبح فيه عمليات سير عمل التسوية الآلية مهمة.
فهي لا تقلل فقط من الجهد اليدوي. إنها تغير كيفية إدارة الفرق المالية للدقة الدقيقة، ومعالجة الاستثناءات، وأدلة التدقيق، وإعداد التقارير الجاهزة لاتخاذ القرار.
غالبًا ما تبدو عملية التسوية اليدوية النموذجية كما يلي:
تصدير تقارير ERP ↓ تنزيل بيانات البنك أو بيانات دفتر الأستاذ الفرعي ↓ نسخ البيانات إلى جداول البيانات ↓ مطابقة المعاملات يدويًا ↓ تحديد الاختلافات ↓ أصحاب البريد الإلكتروني للحصول على التوضيحات ↓ إرفاق المستندات الداعمة ↓ إرسال للمراجعة ↓ إعداد أدلة التدقيق